Agenda

De agenda planning is het hart van iedere tandartspraktijk. Hoe krijgt u echt een optimale agendaplanning? Dat kan alleen met een systematische aanpak!

Afzeggingen, no-shows, uitloop en overige onvoorziene omstandigheden zijn het recept voor stress in de tandartspraktijk. Het lijkt haast onmogelijk, maar een optimale agendaplanning zorgt voor rust en overzicht, die op hun beurt leiden tot een verhoogde productiviteit en een verbeterde werksfeer! Daarom is een optimale agendaplanning voor tandarts, team en balie-assistent van groot belang.

1. Gebruik speciale tekens bij de afspraak:

Door speciale tekens te gebruiken bij de afspraak ziet iedere assistent direct dat er iets bijzonders aan de hand is. Zet bijvoorbeeld een * voor een afspraak die verzet is door de praktijk, zo ziet iedereen direct dat de afspraak van de betreffende patiënt al één of zelfs twee keer is verzet.

2. Geef de patiënt afgebakende vrijheid:

Het juiste woordgebruik bij het plannen van een afspraak bepaalt vaak of de patiënt een afspraak inplant op een tijd die handig is voor de praktijk. In plaats van te vragen ‘wanneer kunt u precies?’ vraagt u ‘welke dagen zijn voor u handig?’. Vervolgens stelt u twee concrete data en tijden voor die passen in de planning van de praktijk.

3. Vertel het de patiënt als u hem mist:

‘No-shows’ zijn een enorme uitdaging voor de planning. Gaten die vallen in de planning zijn last-minute veel minder makkelijk op te vullen. Bel de patiënt dan ook direct als deze niet in de praktijk is op het afgesproken tijdstip. Zo creëert u bij de patiënt direct het gevoel dat de patiënt wordt gemist.